Sổ tay TQM – Modul 3: Hệ thống và các công cụ

Làm sao để thực hiện TQM trong tổ chức của bạn?

Và đây là sổ tay TQM (Total quality management-Quản lý chất lượng toàn diện) được viết bởi các chuyên gia với Hiệp hội Tiêu chuẩn Nhật Bản (Japanese Standards Association-JSA) mà chúng tôi muốn giới thiệu với các bạn. Trong loạt bài video này, nó gồm có 20 hạng mục, chúng ta sẽ lần lượt nghiên cứu đến nó. Tiêu đề của 20 hạng mục trong bốn modun:

• Vai trò lãnh đạo;
• Môi trường làm việc
• Hệ thống và các công cụ
• Sản xuất và bán hàng

Bài này chúng ta sẽ bắt đầu với modun 3:

HẠNG MỤC 8: HỆ THỐNG VÀ CÁC CÔNG CỤ – TIÊU CHUẨN HÓA

Tiêu chuẩn hóa là một công cụ cần thiết để duy trì và cải thiện chất lượng trong một tổ chức. Tiêu chuẩn là một mô tả bằng văn bản về cách tốt nhất để thực hiện một công việc, thực hiện một hoạt động hoặc hoàn thành một quá trình. Mục đích của nó là để đảm bảo rằng các công việc, hoạt động và quá trình luôn được thực hiện theo cùng một cách. Nó cũng có thể tham khảo các thông số kỹ thuật của một sản phẩm / dịch vụ. Khái niệm tiêu chuẩn hóa xuất hiện ở nhiều hạng mục khác nhau. Trong hạng mục này, chúng tôi sẽ giải quyết các tiêu chuẩn hoạt động. Nó gồm các tiêu chí:

1. Giới thiệu các tiêu chuẩn hoạt động và hướng dẫn công việc
2. Duy trì tiêu chuẩn
3. Giáo dục và huấn luyện nhân viên của bạn tuân theo các tiêu chuẩn
4. Cấu trúc các tiêu chuẩn trên cơ sở toàn bộ tổ chức
5. Đánh giá và thúc đẩy tiêu chuẩn hoá

HẠNG MỤC 9: HỆ THỐNG VÀ CÁC CÔNG CỤ – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Sẽ luôn có vấn đề xảy ra trong quá trình làm việc. Điều quan trọng là chúng ta phát hiện ra chúng ngay khi nó xảy ra, báo cáo cho bất kỳ ai sẽ hành động với chúng, thực hiện hành động khẩn cấp để ngăn chặn chúng gây nên bất cứ thiệt hại nào, tìm hiểu nguyên nhân gây ra chúng và ngăn chúng xảy ra lần nữa. Có những hệ thống chúng ta có thể sử dụng để giúp chúng ta nhận biết và đối phó với các vấn đề. (Hạng mục 11 cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng các phương pháp thống kê để giải quyết các vấn đề bằng cách phân tích và diễn giải dữ liệu.). Nó gồm các tiêu chí:

1. Nhận ra những bất thường
2. Báo cáo bất thường
3. Hành động khẩn cấp với những sản phẩm / dịch vụ không phù hợp
4. Ngăn chặn sự bất thường tái diễn
5. Quy tắc xử lý bất thường
6. Giải quyết các vấn đề dựa trên các sự kiện
7. Quản lý sự phân tán
8. Biểu đồ kiểm soát
9. Câu chuyện chất lượng 1: Tiếp cận có hệ thống
10. Câu chuyện chất lượng 2: Hiểu rõ các tác động và điều tra nguyên nhân
11. Câu chuyện chất lượng 3: Bốn giai đoạn cuối của câu chuyện chất lượng
12. Ngăn chặn sự cố phát sinh

HẠNG MỤC 10: HỆ THỐNG VÀ CÁC CÔNG CỤ – NHÓM QC

Nhóm kiểm soát chất lượng (QCC-quality control circle) gọi tắt là nhóm QC, là một nhóm nhỏ các nhân viên tuyến đầu thường xuyên tìm cách cải thiện chất lượng chính công việc của họ. Các hoạt động của nhóm QC là cốt lõi của TQM. Họ có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo ra một bầu không khí năng động tại nơi làm việc. Nó gồm các tiêu chí:

1. Các hoạt động của Nhóm QC
2. Quy mô về nhân sự của Nhóm QC
3. Giới thiệu hoạt động Nhóm QC trong tổ chức cả bạn
4. Có bao nhiêu nhân viên trong tổ chức nên tham gia vào Nhóm QC
5. Chọn các nhà lãnh đạo Nhóm QC, vai trò của các nhà lãnh đạo và các thành viên
6. Câu chuyện chất lượng: 7 bước giải quyết vấn đề
7. Các cuộc họp của Nhóm QC
8. Hội tụ Nhóm QC
9. Đánh giá hoạt động của Nhóm QC
10. Các thủ tục cơ bản cho các hoạt động của Nhóm QC
11. Đào tạo Nhóm QC
12. Lên kế hoạch cho hoạt động Nhóm QC trong tương lai
13. Tạo môi trường phù hợp cho hoạt động của Nhóm QC: Vai trò của Gám đốc điều hành
14. Vai trò của quản lý cấp trung gian
15. Thiết lập tổ chức tuyên truyền trong toàn bộ tổ chức về hoạt đông của Nhóm QC
16. Tổ chức trao đổi Nhóm QC với các tổ chức khác

HẠNG MỤC 11: HỆ THỐNG VÀ CÁC CÔNG CỤ – KỸ THUẬT THỐNG KÊ

Có nhiều vấn đề không thể giải quyết đơn giản bằng cách chỉ kiểm tra thiết bị và máy móc. Dữ liệu phải được thu thập, thường là trong một khoảng thời gian, và sau đó phân tích và giải thích. Dữ liệu là thông tin bằng các con số đại diện cho các sự kiện khách quan. Khi dữ liệu đã được thu thập, các phương pháp và công cụ thống kê được trình bày trong Hạng mục 11 sẽ giúp bạn phân tích và giải thích nó. Nó gồm các tiêu chí:

1. Hiểu biết các đặc tính của dữ liệu
2. Hiểu biết sự đa dạng của dữ liệu
3. Bảy công cụ QC
4. Khái niệm phân tán
5. Áp dụng các kỹ thuật thống kê khác nhau

HẠNG MỤC 12: HỆ THỐNG VÀ CÁC CÔNG CỤ – GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Chất lượng giáo dục và đào tạo mà tổ chức bạn cung cấp cho nhân viên của mình sẽ quyết định chất lượng của sản phẩm và dịch vụ bạn cung cấp. Cuối cùng nó sẽ quyết định sự thành công của doanh nghiệp của bạn. Bạn nên tiếp cận nó một cách có hệ thống, thực hiện nó một cách chu đáo, và liên tục đánh giá và cải thiện nó. Nó gồm các tiêu chí:

1. Thiết lập chính sách phát triển nhân sự
2. Đào tạo nhân viên sử dụng máy móc và thiết bị
3. Cung cấp giáo dục và đào tạo TQM; thành lập văn phòng giáo dục và đào tạo TQM
4. Duy trì một nguồn vật tư đào tạo tốt
5. Đánh giá và cải thiện đào tạo của bạn
6. Khuyến khích nhân viên theo đuổi sự tự phát triển
7. Thiết lập hệ thống chứng chỉ chi nhân viên
8. Cung cấp đào tạo về sản phẩm / dịch vụ mới và công nghệ mới

dungnq